Scholengroep Leonardo da Vinci in Leiden gaat over op digitale werkwijze. Paul Veninga, Hoofd Facilitair, vertelt: “Afgelopen jaren hebben wij onze printkosten dramatisch zien stijgen. We hebben veel gedaan om de kosten in de hand te houden, echter zonder resultaat.

 

Documentstroomoptimalisatie 

Daarom hebben we Docuresult ingehuurd om ons te begeleiden. Een mooie aanleiding hiervoor was het aflopende contract met Ricoh Nederland. Bij hen hadden wij alle print- en reproapparatuur onder contract. Docuresult
stelde voor een aantal dagen mee te lopen in onze scholen om zo kennis te maken met de problematiek, werkwijzen en werkculturen. Vanuit de analyse hiervan is er een Business Case gepresenteerd die de issues weergaven. Hieruit kwam naar voren dat er onvoldoende grip op de kosten is door een viertal oorzaken. De oorzaken zijn: het ontbreken van voldoende eigenaarschap, gebrek aan bewustwording en kennis en het ontbreken van een eenduidig printbeleid en het hebben van een ‘papieren’ cultuur.  Kortom, er is werk aan de winkel! Vanuit de opgebouwde Business Case zijn diverse scenario’s aan directie en CvB geschetst hoe om te gaan met de transitie. Hierbij is gesproken over diverse oplossingen van de hiervoor genoemde problematieken.”

 

Cultuurverandering Leonardo College

Paul Veninga vertelt. “Het viel nog niet mee om alle bestuursleden op een lijn te krijgen. Met name de enorme verandering in werkwijze stuitte op bezwaren. Van een zeer behoudende ‘papieren’ cultuur naar een nieuw volledig digitaal ingerichte werkwijze voor alle leraren. Dit transitietraject heeft onze medewerkers het inzicht en bewustwording gegeven. Dankzij de intensieve begeleiding van Docuresult is er een compleet nieuw printbeleid neergezet. Het resultaat mag er zijn. Onze leerlingen kunnen nu volledig cashless hun printjes maken. De leraren focussen zich op het lesgeven. De lesmaterialen bestellen zij via hun ‘eigen’ printshop. Die worden vervolgens met slimme software bijna direct op de Repromachine verwerkt.”

 

Paul Veninga Hoofd Facilitair SG Leonardo da Vinci

Digitale werkwijze

“Het nieuwe contract met Canon Nederland levert ons de komende jaren een besparing van ruim €600.000 op! Als we er er ook nog in slagen meer digitaal les te geven dan loopt dit bedrag op naar bijna €1.000.000. Kortom wat vooraf voor bijna onmogelijk werd gehouden is toch gelukt. Dankzij de strakke en unieke transitiemethode van Docuresult.  We zijn weer volledig ‘in control’ over de kosten. En onze medewerkers zijn erg blij met de vernieuwde werkmethodes. Hun digitale werkwijze is efficiënter en eenvoudiger geworden waardoor meer tijd over blijft voor lesgeven.”

Ook benieuwd naar onze werkwijze? Neem vrijblijvend contact op.