Ik ben momenteel betrokken bij een traject rondom de Digitale Handtekening. Dan denk je in eerste instantie … toch niet zo nieuw, bestaat toch al lang? Ja, dat klopt. Maar niet voor bedrijven die volledig papierloos contracten willen laten ondertekenen en beheren met externe partijen.
Digitale handtekening? Nou, een voorbeeld van papierloze contracten
Een bedrijf heeft internationale betrekkingen en personeel dat centraal in dienst gesteld wordt in een bepaald land.
De P&O afdeling stelt een contract op en verstuurt deze per mail naar de belanghebbenden. Deze kunnen via de mail bij hun gecertificeerde contract en tekenen daarna handmatig met de digitale handtekening, hetzij via hun muis of IPAD, het contract.
Zodra alle partijen, directeur, medewerker P&O, hoofd afdeling en toekomstige werknemer, de digitale handtekening gezet hebben, ziet de P&O-er dit via een dashboard waar zorgvuldig en automatisch alle te tekenen documenten in worden bijgehouden.
Zij/hij heeft in 1 overzicht en volledig digitaal alles in beeld. Zodra iedereen getekend heeft, ontvangen de mensen allemaal de met digitale handtekening voorziende documenten per mail. De medewerker P&O kan dit document opslaan in haar DMS en klaar is…. Kees!
Digitale Handtekening! Wat levert dit proces met papierloze contracten nu op?
In de praktijk zien we dat er vele proefexemplaren gemaakt moeten worden alvorens de juiste versie van het contract verzonden kan worden naar de toekomstige werknemer. Alle afdrukken (praktijk is 7 pagina’s x 4 keer = 28 pagina’s per werknemer) worden voorkomen. Het fysieke rondsturen via de post hoeft niet meer wat de snelheid bevordert (post raakt weg of komt niet aan?).
Daarnaast hoeven de interne personen ook niet te wachten of aanwezig te zijn om de fysieke handtekening te zetten. Een digitale handtekening is niet aan een plek gebonden. Anytime, anywhere, any place, zeg maar.
Voor 15 euro per maand creëert, verzendt, beheert en archiveert de P&O afdeling het complete personeelsdossier van de medewerkers!
Tijdsbesparing. Kostenbesparing. Papierbesparing. Correcte dossiervorming. Volledig digitale afhandeling.
Papierloos werken!