Medewerkersadoptie is van cruciaal belang. Het digitaliseren van werkprocessen brengt veranderingen met zich mee. Helaas hebben de meeste mensen vaak moeite met verandering. Voor de beslisser zijn de voordelen van de tooling al helemaal duidelijk. Maar dat wil niet zeggen dat zijn collega’s er ook zo over denken. Het gehele proces van implementatie en adoptie neemt al gauw 3 tot 12 maanden in beslag, afhankelijk van de impact op het werkproces en complexiteit. Maar welke stappen kan je nu het best nemen tijdens de adoptieperiode van een digitaal werkproces?

 

Voorbereiding

De eerste stappen in het adoptieproces beginnen al voor aanschaf. Medewerkers in een vroegtijdig stadium betrekken, vergroot de kans op acceptatie. In elke organisatie zijn medewerkers die zich makkelijk adapteren aan verandering en mensen die hier meer moeite mee hebben. Door een mix van mensen vroegtijdig te betrekken (en zo een projectgroep te creëren), vergroot je de slagingskans.

 

Technische implementatie

De verzamelde feedback uit de projectgroep geeft een schat aan waardevolle informatie. Aan de hand hiervan finetune je de betreffende systemen. Dit zorgt ervoor dat een groot aantal problemen op voorhand wordt voorkomen.

 

Zachte introductie

Het kan handig zijn om, alvorens de definitieve versie van een systeem te implementeren, alvast een testversie te laten draaien binnen het bedrijf. De projectgroep test dan dit systeem alvast uit om verbeterpunten te ontdekken.

 

Definitieve uitrol

Naar aanleiding van de geaccordeerde testversie, wordt de definitieve versie uitgerold. De projectgroep heeft ook hier een belangrijke rol. Zij dient als vraagbaak voor de organisatie en geven hun kennis door. Dit kan door het organiseren van inspiratie sessies, trainingen of bijvoorbeeld door het maken van instructievideo’s. Door professionele mentale begeleiding naast inhoudelijke producttrainingen worden medewerkers op individueel niveau intensief en in korte tijd opgeleid. Uit de praktijk blijkt dat door de individuele training een hoog adoptieniveau wordt bereikt.

 

Nazorg

Een veel vergeten item bij de implementatie van digitale werkprocessen is de borging. Het houdt immers niet op na de definitieve implementatie. Om te zorgen dat het systeem geadopteerd wordt en blijft, is het raadzaam medewerkers nadien periodiek te begeleiden. De medewerkers uit de projectgroep hebben een belangrijke rol als evangelist. Door regelmatig te overleggen met de evangelisten en hen mede verantwoordelijk te maken voor medewerkersadoptie binnen een team, wordt het nieuwe systeem het snelst geaccepteerd en de nieuwe werkwijzen geborgd.

 

Optimalisatie

Vanuit de verschillende teams zal er via de evangelist veel feedback binnen komen. Deze feedback moet op eenvoudige wijze geprioriteerd en teruggekoppeld, op één plek, kunnen worden. De feedback bespreek je in een stuurgroep overleg. Is er feedback waarmee je als organisatie niets kunt? Dan leg je deze neer bij de leverancier van de betreffende software en hardware. Zij kunnen in veel gevallen ook ondersteunen.

 

Medewerkersadoptie

Meer weten over onze visie over medewerkersadoptie en onze individuele mentale trainingen? Wij helpen u graag verder.