Case: printkosten- en papierbesparing in het onderwijs Standaard Admin Gebruiker

Een grote landelijk opererende stichting voor speciaal onderwijs heeft Docuresult gevraagd mee te kijken met de huidige contracten, waarbij zij:

Geen inzicht in de kosten hebben Te weinig expertise in huis om goed te beoordelen
Technisch met veel problemen zitten
De relatie met de leverancier niet optimaal verloopt
Graag kosten wil besparen op printen
Een vooruitstrevende stichting wil zijn met de blik naar voren
Streeft naar 100% digitaal lesgeven
De roep om effectiever om te gaan met informatie deling enorm is

Docuresult is begonnen met een intern onderzoek. Zij heeft daarbij de TCO voor printing berekend, waarbij er een schokkende conclusie getrokken wordt. Zij betalen ruim 860.000 euro per jaar aan printkosten!

Daarnaast is gebleken dat er de nodige printproblemen zijn i.c.m. Apple/ IOS devices i.c.m. MFP’s.

Ook de scanfunctionaliteiten waren grotendeels uit de lucht. Er leeft onbegrip tussen klant en leverancier waarbij de klant al ruim 9 maanden bij de leverancier de klachten aangeeft en de leverancier ze niet wil (kan) oplossen.

Docuresult heeft door middel van interviews op diverse schoollocaties de actueel spelende informatieproblemen opgenomen en deze meegenomen in haar vooronderzoeksrapport. Enkele zaken die spelen zijn;

(Te) snelle veranderingen van informatieprocessen
Onvoldoende inzicht in huidige printkosten
Onvoldoende bewustwording van printkosten bij medewerkers
Onvoldoende kennis rondom het gebruik van functionaliteiten van de MFP’s
Onvoldoende uniforme kennis over de informatiedragers/applicaties

De doelstellingen voor printkosten- en papierbesparing in het onderwijs.

Een verlaging van de printkosten met minimaal 50% per jaar.
Bewustwording en transitie onder medewerkers over het printgebruik.
Gebruikmaking van alle up to date functionaliteiten rondom het printerpark.
Effectiever werken door het optimaliseren van informatieprocessen.

Oplossing Docuresult in het onderwijs voor besparing op de printkosten en papierbesparing.

Vanuit het vooronderzoeksrapport is Docuresult een zogenaamd ‘proeftuin’ project bij een grotere locatie opgestart. Hierbij zijn alle nieuwe functionaliteiten vanuit de wensen situatie geïmplementeerd. Hieronder verstaan we :

Mobile printing via IOS en Android
Pull print / Follow Me printing met passen
Rechtstreeks scannen van informatie naar Citrix Sharefile, ProActive, Decos
Rechtstreeks scannen naar de schoolapplicatie MLS (maatwerk leerling systemen)
Medewerkers transitietraining om bewuster om te gaan met printen

Daarnaast is er een analyse gemaakt van de meest geprinte en tijdrovende printprocessen. De focus ligt hierbij op de niet gerelateerde lesstof prints. Er zijn belangrijke papier verslindende processen aangepakt, namelijk alle fysiek getekende documenten. Deze worden nu allemaal via een digitale applicatie/workflow verzorgd, waarbij er zo’n 400.000 pagina’s per jaar worden bespaard, alleen al op deze locatie.

Via projectteams is Docuresult bezig geweest deze nieuwe structuren geaccepteerd te krijgen in de organisatie. De volgende stap wordt nu voorbereid;

Vooraankondiging voor een Tenderaanvraag maken
Het schrijven van de Tenderaanvraag
Het begeleiden van de Tenderaanvraag
Het beoordelen de op offertes en bijbehorende contracten
Het uitzetten van de Proof Of Concept
Het implementeren van nieuwe MFP’s
Het implementeren van nieuwe werkwijzen m.b.t. de digitale handtekening.

Uit het kostenonderzoek is naar voren gekomen dat ondanks een afkoop van 1,7 miljoen euro de stichting beter af is en een besparing gaat realiseren op het printerpark. Zij gaat van 860.000 euro per jaar naar 150.000 euro per jaar aan printkosten. Dit is op termijn een besparing van ruim 80%!!!

Daarnaast zullen de gemaakte afdrukken in zwart en kleur enorm dalen met de ingezette transitie door papieren processen om te zetten naar digitale workflows. Hierdoor zullen de gemaakte afdrukken van 6.3 miljoen zakken naar rond de 4 miljoen. Een papierbesparing van 37%.

Door het toepassen van de Digitale handtekening in het digitale workflowproces zal er een tijdsbesparing gerealiseerd worden van 15 minuten per docent per workflow. Dit betekent dus 850x 15minuten x 2 x per jaar = 6.375 werkuren besparing.

Er kan dus een enorme efficiency slag behaald worden. In geld is dit lastig uit te drukken. Ongeveer 250.000 euro per jaar!!!

Docuresult zal de beide trajecten, de Europese aanbesteding en de uitvoering hiervan, verder begeleiden om zo te zorgen voor een optimaal resultaat, zowel in geld als in medewerkers.