Transportwereld conservatief, of toch niet?

Onlangs mocht ik een middelgroot Europees transport -en verhuurbedrijf helpen met de visie en ontwikkelingen rondom print- en documentmanagement.

De transportwereld is erg conservatief, wordt wel eens gezegd. Nu heb ik het aan den lijve mogen meemaken. Middels een vooronderzoek met diverse medewerkers binnen verschillende geledingen en vestigingen werd me duidelijk hoe en waarom dit bedrijf over de huidige werkwijzen en papierstroom-activiteiten denkt.

Het is mooi om te constateren dat een oeroud familiebedrijf zelf de laatste jaren heeft ingezien dat er een andere wind of koers nodig is om te overleven in deze competitieve markt.

Door het toevoegen van enkele goede en gedreven managers gaat de van oudsher naar buiten gerichte organisatie zich ook focussen op de interne organisatie met bijbehorende werkprocessen. Binnen enkele jaren is er een compleet nieuwe visie uitgerold over hoe de bedrijfsprocessen efficiënt en effectief zijn in te richten. Met als resultaat dat er diverse software implementaties hebben plaatsgevonden om de groeistrategie te kunnen waarmaken. Dankzij de investering in een nieuw ERP-systeem voor zowel transport- als warehousemanagement ontstaat er een stabiel communicatie beleid, zowel voor interne medewerkers als voor al hun klanten. Sjappo!

Business-case: mogelijke besparingen kenmerken

Is er dan geen werk meer aan de winkel? Jazeker wel! Er zijn nog twee grotere projecten over, namelijk het creëren van een flexibele informatiedrager voor alle informatie die buiten de ERP- systemen loopt en het indammen van inefficiënte en kosten verslindende papierenprocessen.

Daarvoor is Docuresult ingehuurd. Zoals aangegeven hebben we de werkwijzen van medewerkers in kaart gebracht. Deze zijn verwerkt in een business-case waar de mogelijke besparingen bij veranderingen zijn gekenmerkt. In duidelijke termen als directe kostenbesparingen en manuren is weergegeven welke mogelijkheden er zijn tot procesoptimalisatie. Het is altijd een keuze: doen we de huidige processen met minder mensen of gaan we meer doen met dezelfde mensen?

Factor MENS basis tot succes

De eerste business-case is uitgewerkt. Deze gaat primair over alle papierstromen binnen de twee bedrijven. Een traditioneel rollenpatroon tussen de afdelingen ICT en Inkoop zorgt voor onnodig hoge kosten door gebrek aan kennis, samenwerking en gunning. Enfin, opdracht één: zorg dat deze partijen met elkaar door de bekende deur kunnen om de gezichten dezelfde kant op te krijgen. Door individuele gesprekken te voeren en de individuele pijnpunten en belangen openlijk op tafel te leggen, is er meer begrip gecreëerd en de frustratie achtergelaten. De factor MENS is de basis om tot een gezamenlijk succes te komen.

Inventarisatie kopie-, print-, scan- en faxbehoefte

Docuresult heeft zowel de huidige kosten als de functionele inrichting onder de loep gelegd. De ICT-afdeling is belast met de printers zonder contractvorm en de inkoop koopt de MFP’s in. Printerbeleid is er niet, waardoor een willekeur aan printers en MFP’s zijn geplaatst.

De printers zijn vaak storingsgevoelig en de MFP’s maken te weinig afdrukken. Docuresult inventariseerde de huidige kopie-, print-, scan- en faxbehoefte en kwam tot de conclusie een printerbeleid neer te leggen waarbij er duidelijkheid komt over hoe de organisatie om wil gaan met printers en/of MFP’s.

Visie, beleid, grondslag en …. resultaten

In deze visie is beschreven dat gebruikers alleen afdrukken meenemen nadat ze ingelogd zijn middels authenticatie. De praktijk is namelijk dat ongeveer 15-18% van alle afdrukken fout zijn afgedrukt of niet opgehaald worden.

De eerste klap is dus een daalder waard! Daarnaast is het hele machinepark volledig onder duidelijke servicevoorwaarden tegen scherpe tarieven ingekocht. Van de 80 units zijn er 28 overgebleven! De 21 MFP’s en 7 printers verwerken het totale aanbod van alle gebruikers.

De grondslag is een MPS contract waarbij alle voorwaarden voor de levering van toner en het oplossen van storingen in heldere afspraken zijn vastgelegd. Hierdoor wordt de ICT afdeling enorm ontlast. Een dubbel voordeel, want ICT-ers en printers is over het algemeen geen geweldige match.

Na het doorlopen van een onderhandse aanbesteding heeft een kwalitatieve inkoopslag gezorgd voor zo’n 68% reductie op de huidige afdrukkosten! Daarbij is al rekening gehouden met toekomstgerichte scanoplossingen naar bedrijfsapplicaties.

Ook is er al de mogelijkheid tot printen via mobile devices als smartphone en tablet. Daarnaast krijgen bezoekers een beveiligde omgeving om af te kunnen drukken.

Next step? The big step!

Het hele proces van vooronderzoek, het schrijven van de business-case en het uitrollen van de visie middels soft- en hardware is binnen vijf maanden geïmplementeerd! Door de twee grote nieuwbouw omgevingen die met geavanceerde software-oplossingen zijn uitgerust, merken gebruikers dat ze, naast hun nieuwe werkomgeving, eerst dienen na te denken alvorens ze gaan afdrukken.

Deze bewustwording is de kern voor het substantiële verminderen van papiergebruik binnen iedere organisatie! Is het proces al klaar? Nee. Begonnen is het printmanagement op de kop te zetten. Nu is het gedeelte documentmanagement aan de beurt. Dit bestaat voor een groot deel uit procesoptimalisaties, ook wel werkprocesversnellers genoemd, en het andere deel uit informatiebeheersing.

Door alle informatiestromen in kaart te brengen zal Docuresult met het bouwen van een nieuwe business-case laten zien dat er ruim 700.000 euro per jaar aan werkversnellers zijn te realiseren.

Benieuwd hoe dit verder zal aflopen? Blijf dan de blogs van Docuresult volgen!